Professional Certifications & Licenses Associate - New Immigrant Community Empowerment

ABOUT THE ORGANIZATION

New Immigrant Community Empowerment (NICE) is a community-based, nonprofit organization dedicated to empowering immigrant workers by organizing their individual and collective social, economic, and political power to seek justice in life and at work. Our approach combines a robust workforce development program, including training & certifications, political education on worker rights & job search and placement, and holistic wraparound critical supportive services for new immigrants. Founded in 1999, NICE serves over 15,000 immigrant workers annually, including recent immigrants. From construction workers, day laborers, restaurant workers, and cleaning and hospitality workers, NICE organizes the future workforce - whether they have been New Yorkers for 20+ years or are just arriving at NICE.

In recent months, NICE has developed a unique life and workforce development program for immigrant workers: NICE’s Pre-Apprenticeship for Life & Work (APLW). This program weaves together the foundational elements for integration by building immigrant workers’ personal and professional skills to thrive while contributing to NYC. 

POSITION SUMMARY

NICE seeks a highly motivated, full-time Professional Certifications & Licenses Associate to join our newly created NICE Workforce Development Division (WFD). This position is an exciting opportunity for an individual with diverse administrative skills to perform the administrative tasks related to NICE Professional Industry Certifications & Licenses in connection to the Pre-Apprenticeship Program for Life & Work (PreAPLW). This program inspires and empowers immigrants seeking to enter the US labor market. The Professional Certifications & Licenses Associate will perform other administrative duties of the division and work closely with the Workforce Development Division Director and WFD Coordinator to ensure the smooth operation of this division.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

• Gather supporting documents (internally and from NICE Members in person, via email or phone), complete the administrative tasks related to their Professional Certifications and Licenses, and submit that information to federal, state, and local government agencies—typically associated with NYC DOB Approved Course Providers and others.
• Execute related to the issue of NICE Professional Certifications and Licenses, such as  OSHA/SST training classes, and managed data entry and other record-keeping tasks. 
• Maintaining confidentiality of all documents and properly transporting, filing, and discarding confidential documents according to organizational, contractual, federal, and local regulations. 
• Updated NICE Members' profiles in our internal database and with government agency platforms like NYC DOB Training Connect. 
• Frequently communicate follow-up with NICE Members, trainers, instructors, and government agencies to confirm accurate document filling and make necessary corrections, ensuring the process is completed on time. 
• Process and submit professional certification, license documentation, and applications with correspondent agencies, managing the timeline or estimated completion date to ensure all applications are approved on time.
• Perform data entry of all related information accurately and efficiently to maintain up-to-date records of NICE Members’ Professional Certifications and Licenses. 
• Manage the collection and maintenance of related documents, physical and electronic files, and upload them to the organization’s databases and related government portals. 
• Ensure the file storage in internal and external data systems is up-to-date and organized, and relay the latest information relating to permit submission.
• Pick up replacement cards at different government agencies. 
• Assist in the intake and registration of NICE members entering Pre-Apprenticeship for Life and Work.
• Efficiently execute the distribution of student professional certifications and licenses to NICE members.  
• Assist in organizing project-related events, such as audits, site visits, and inspections from government agencies. 
• Tracking and reporting progress while performing technical duties with the Division Director and Coordinator, such as timelines, issues, and student cards. 

Administrative Tasks

• Primarily interface with visitors and members at the Workforce Development Division.
• Welcome and announce members, visitors, and others appropriately and direct them to the right person in the division or other parts of the organization.
• Communicate and handle professionally and accurately any phone inquiries from members, government agencies, community stakeholders, and coworkers reflecting the organization's values over the phone, email, online, or in-person to determine the nature of business.
• Provide accurate information, such as an address, directions, website, and other information, to all those who approach NICE by phone, online, or in person.
• Route telephone calls and direct them to the appropriate division or other parts of the organization.
• Providing clerical support to the Workforce Development Division, including filing, photocopying, mailing, and maintaining physical files, updating clients' profiles, and assisting with supporting documentation related to the division. 
• Organize and prepare materials needed for meetings and division events. 
• Perform or assist in preparing and drafting division and organizational documents. 
• Responsible for the administrative needs of the Division, including purchase requisitions and other related matters. 
• Be well-informed of NICE’s other services and refer members to appropriate services.

Data & Reporting - tasks related to organizational database

• Gather and compile data from NICE members following legal, contractual, ethical, and organizational standards. Ensure accurate entry and maintenance of reliable physical and electronic files and detailed case notes in compliance with legal, contractual, ethical, and organizational standards and requirements.
• Assist in preparing accurate and professional division reports, files, statistics, impact statements, and success stories for funders, advisory committees, the Board, and others on time.
• Assist the division’s staff in completing and maintaining tracking systems for external and internal case referrals, including satisfaction surveys and assessment results.

Other Responsibilities

• This role will collaborate with other divisions to advance the organization's vision, mission goals, and objectives. 
• Ensure confidentiality and privacy of all NICE Members' information in compliance with legal, contractual, ethical, and organizational standards and requirements. 
• Maintain appropriate and professional boundaries/relationships with clients at all times.
• Attend professional training in your related field periodically to stay abreast of current professional trends in your field and the positions you hold. 
• Assist with organizational activities as needed. 
• Other responsibilities may be assigned and required to be performed by the emerging needs of the division and participants.

QUALIFICATIONS

• A high school diploma and at least three years of workforce development experience. A bachelor’s degree in a related field will be considered over experience.
• Previous experience with administration in certifications and professional licenses. 
• Must have a strong customer service focus and the ability to work independently in a dynamic environment with changing priorities. 
• Ability to work independently and manage multiple responsibilities in an active and high-volume environment, excellent time management and administrative skills.
• Computer literacy, with proficiency in Microsoft Office applications or Google Workspace, is required.
• Knowledge of Salesforce and other related platforms is preferred.
• Ability to utilize multiple government platforms such as NYCDOB Training Connect, among others, or quickly learn to use. 
• Excellent research and writing skills and ability to communicate with a diverse audience. 
• Experience working with immigrant communities, especially immigrants who identify as LGBTQIA+, survivors of violence, and dealing with trauma. 
• Exceptional interpersonal, communication, and customer service skills, with the ability to manage relationships at all levels.
• Bilingual: strong English and Spanish (strong written and verbal communication skills in both languages). 
• Proven ability to lead and inspire teams, drive results, and navigate complex and sensitive labor situations.
• Excellent organizational skills, attention to detail, and the ability to manage multiple priorities and deadlines
• Excellent interpersonal skills with the ability to manage sensitive and confidential situations with tact, professionalism, and diplomacy.
• Ability to work independently and as a part of a team.
• Attention to detail is crucial for maintaining accuracy in documentation and reports. 
• Proven capacity to work productively in highly collaborative settings and coordinate multiple stakeholders' needs.
• Commitment to promoting diversity, equity, and inclusion in labor relations practices and training programs.

COMPENSATION AND BENEFITS

Schedule: Monday-Friday, 9 AM to 5 PM, may require you to work evenings and weekends.

Classification: 

• Hourly, non-exempt
• Hourly rate: $22.44 to $26.52
• Pay scale: Associate
• Requires physical presence on the job site (categorized as an essential employee
• Represented by ALAA - UAW Local 2325

Benefits: NICE provides its employees with company-paid life, medical, dental, and vision insurance plans. The company also offers a variety of additional insurance plans, which allow for more personalized coverage.  Additionally, NICE allows employees to participate in a 401k plan with a 2% employer match.

Paid Time Off: 2 weeks sick leave, 4 personal days, 3 weeks vacation in first year, 12 holidays.

To apply, please send a resume and cover letter explaining your interest in the position to visit www.nynice.org 

EQUAL EMPLOYMENT OPPORTUNITY

NICE is an equal opportunity employer. We do not discriminate based on race, color, ethnicity, religion, sex, gender, gender identity and expression, sexual orientation, national origin, disability, age, marital status, veteran status, pregnancy, parental status, genetic information, or other characteristics or any other basis prohibited by applicable law. 

ACERCA DE LA ORGANIZACIÓN

New Immigrant Community Empowerment (NICE) es una organización comunitaria sin fines de lucro dedicada a empoderar a los trabajadores inmigrantes, organizando su poder social, económico y político, individual y colectivo para buscar justicia en la vida y en el trabajo. Nuestro enfoque combina un sólido programa de desarrollo de la fuerza laboral, que incluye capacitación y certificaciones, educación política sobre los derechos de los trabajadores y la búsqueda y colocación de empleo, con servicios integrales de apoyo críticos para estos nuevos inmigrantes. Fundada en 1999, NICE presta servicios a más de 15.000 trabajadores inmigrantes, incluyendo nuevos inmigrantes en los Estados Unidos del pasado, presente y futuro. Desde trabajadores de la construcción, jornaleros, trabajadores de restaurantes y trabajadores de limpieza y hotelería, NICE organiza la fuerza laboral del futuro, ya sea que hayan sido neoyorquinos durante más de 20 años o recién lleguen a NICE.

En los últimos meses, NICE ha desarrollado un programa único de desarrollo de vida y fuerza laboral para trabajadores inmigrantes: el Programa NICE Aprendizaje para la Vida y el Trabajo (APLW por sus siglas en inglés). Este programa entrelaza los elementos fundamentales para la integración al desarrollar sus habilidades personales y profesionales para prosperar y contribuir a la ciudad de Nueva York.

RESUMEN DE ESTA POSICIÓN

NICE esta en busca de un Professional Certifications & Licenses Associate altamente motivado y de tiempo completo para unirse a nuestra recién creada División de Workforce Development (WFD) de NICE. Este puesto es una oportunidad emocionante para una persona con diversas habilidades administrativas y asi realizar tareas administrativas relacionadas con licencias y certificaciones profesionales de la industria que NICE ofrece y son parte del Pre-Apprenticeship for Life & Work (PreAPLW). Este programa inspira y empodera a los inmigrantes que buscan ingresar al mercado laboral de los EE. UU. El Professional Certifications & Licenses Associate realizará otras tareas administrativas de la división y trabajará en estrecha colaboración con el Director y Coordinador de esta divsion para garantizar el buen funcionamiento de esta división.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Recopilar documentos de respaldo (internamente y de los miembros de NICE en persona, por correo electrónico o teléfono), completar las tareas administrativas relacionadas con sus certificaciones y licencias profesionales, y enviar esa información a las agencias gubernamentales federales, estatales y locales - tipicamente relacionados con informacion relacionada a NYC DOB Approved Course Providers y otros. 
• Ejecutar las tareas relacionadas con la emisión de certificaciones y licencias profesionales de NICE, como las clases de capacitación de OSHA/SST y la entrada de datos administrativos y otras tareas de mantenimiento de registros.
• Mantener la confidencialidad de todos los documentos y transportar, archivar y descartar adecuadamente los documentos confidenciales de acuerdo con las regulaciones organizacionales, contractuales, federales y locales.
• Actualizar los perfiles de los miembros de NICE en nuestra base de datos interna y en las plataformas de agencias gubernamentales como NYC DOB Training Connect y otros.
• Comunicarse con frecuencia para realizar un seguimiento con los miembros de NICE, capacitadores, instructores y agencias gubernamentales para confirmar el llenado preciso de los documentos y hacer las correcciones necesarias, asegurando que el proceso se complete a tiempo.
• Procesar y presentar certificaciones profesionales, documentación de licencias y solicitudes ante las agencias correspondientes, administrando el cronograma o la fecha de finalización estimada para garantizar que todas las solicitudes se aprueben a tiempo.
• Realizar la entrada de datos de toda la información relacionada de manera precisa y eficiente para mantener registros actualizados de las certificaciones y licencias profesionales de los miembros de NICE.
• Gestionar la recopilación y el mantenimiento de documentos relacionados, archivos físicos y electrónicos, y subirlos a las bases de datos de la organización y los portales gubernamentales relacionados.
• Asegúrese de que el almacenamiento de archivos en los sistemas de datos internos y externos esté actualizado y organizado, y transmita la información más reciente relacionada con la presentación de permisos.
• Recoger tarjetas de reemplazo en diferentes agencias gubernamentales.
• Asistir en la admisión y el registro de los miembros de NICE que ingresan al Pre-Apprenticeship for Life & Work (PreAPLW). 
• Ejecutar de manera eficiente la distribución de certificaciones y licencias profesionales de estudiantes a los miembros de NICE.
• Asistir en la organización de eventos relacionados con el proyecto, como auditorías, visitas al sitio e inspecciones de agencias gubernamentales.
• Realizar un seguimiento e informar el progreso mientras se realizan tareas técnicas con el Director y Coordinador de la División, como cronogramas, problemas y tarjetas de estudiantes.

Tareas Administrativas

• Principalmente, interactuar con los visitantes y miembros de la División de Workforce Development.
• Dar la bienvenida y anunciar a los miembros, visitantes y otras personas de manera adecuada y dirigirlos a la persona adecuada en la división u otras partes de la organización.
• Comunicar y manejar de manera profesional y precisa cualquier consulta telefónica de miembros, agencias gubernamentales, partes interesadas de la comunidad y compañeros de trabajo que refleje los valores de la organización por teléfono, correo electrónico, en línea o en persona para determinar la naturaleza del negocio.
• Brindar información precisa, como una dirección, indicaciones, sitio web y otra información, a todos aquellos que se comuniquen con NICE por teléfono, en línea o en persona.
• Dirigir las llamadas telefónicas a la división correspondiente u otras partes de la organización.
• Brindar apoyo administrativo a la División de Workforce Development, lo que incluye archivar, fotocopiar, enviar por correo y mantener archivos físicos, actualizar los perfiles de los clientes y ayudar con la documentación de respaldo relacionada con la división.
• Organizar y preparar los materiales necesarios para las reuniones y los eventos de la división.
• Realizar o asistir en la preparación y redacción de documentos de la división y la organización. 
• Responsable de las necesidades administrativas de la División, incluidas las solicitudes de compra y otros asuntos relacionados.
• Estar bien informado sobre los demás servicios de NICE y derivar a los miembros a los servicios adecuados.

Datos e informes: tareas relacionadas con la base de datos de la organización

• Recopilar y compilar datos de los miembros de NICE siguiendo estándares legales, contractuales, éticos y organizacionales. Garantizar la entrada y el mantenimiento precisos de archivos físicos y electrónicos confiables y notas detalladas de los casos de conformidad con los estándares y requisitos legales, contractuales, éticos y organizacionales.
• Asistir en la preparacion de informes, archivos, estadísticas, declaraciones de impacto e historias de éxito precisos y profesionales de la división para los financiadores, los comités asesores, la Junta y otros a tiempo.
• Asistir al personal de la división a completar y mantener sistemas de seguimiento para derivaciones de casos internos y externos, incluidas las encuestas de satisfacción y los resultados de las evaluaciones.

Otras Responsabilidades

• Esta función colaborará con otras divisiones para promover la visión, las metas y los objetivos de la misión de la organización.
• Garantizar la confidencialidad y privacidad de toda la información de los miembros de NICE de conformidad con los estándares y requisitos legales, contractuales, éticos y organizacionales.
• Mantener límites/relaciones adecuados y profesionales con los clientes en todo momento.
• Asistir a capacitaciones profesionales en su campo relacionado periódicamente para mantenerse al tanto de las tendencias profesionales actuales en su campo y los puestos que ocupa. 
• Colaborar con las actividades organizativas según sea necesario.
• Se pueden asignar otras responsabilidades y exigir su cumplimiento según las necesidades emergentes de la división y los participantes.

CALIFICACIONES

• Diploma de secundaria y al menos tres años de experiencia en desarrollo de la fuerza laboral. Se considerará una licenciatura en un campo relacionado por sobre la experiencia.
• Experiencia previa en administración en certificaciones y licencias profesionales.
• Debe tener un fuerte enfoque en el servicio al cliente y la capacidad de trabajar de forma independiente en un entorno dinámico con prioridades cambiantes.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y gestionar múltiples responsabilidades en un entorno activo y de gran volumen, excelente gestión del tiempo y habilidades administrativas.
• Se requiere conocimiento de informática, con competencia en aplicaciones de Microsoft Office o Google Workspace.
• Se prefiere el conocimiento de Salesforce y otras plataformas relacionadas.
• Capacidad para utilizar múltiples plataformas gubernamentales como NYCDOB Training Connect, entre otras, o aprender a usarlas rápidamente.
• Excelentes habilidades de investigación y redacción y capacidad para comunicarse con una audiencia diversa.
• Experiencia trabajando con comunidades inmigrantes, especialmente inmigrantes que se identifican como LGBTQIA+, sobrevivientes de violencia y que enfrentan traumas.
• Excepcionales habilidades interpersonales, de comunicación y de servicio al cliente, con la capacidad de gestionar relaciones en todos los niveles.
• Bilingüe: inglés y español sólidos (sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal en ambos idiomas).
• Capacidad comprobada para liderar e inspirar equipos, impulsar resultados y abordar situaciones laborales complejas y delicadas.
• Excelentes habilidades organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades y plazos.
• Excelentes habilidades interpersonales con capacidad para gestionar situaciones delicadas y confidenciales con tacto, profesionalismo y diplomacia.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
• La atención al detalle es fundamental para mantener la precisión en la documentación y los informes.
• Capacidad comprobada para trabajar de forma productiva en entornos altamente colaborativos y coordinar las necesidades de múltiples partes interesadas.
• Compromiso con la promoción de la diversidad, la equidad y la inclusión en las prácticas de relaciones laborales y los programas de capacitación.

COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS

Horario: Lunes a Viernes de 9AM a 5PM, puede requerir trabajo en las noches y fines de semana.

Tipo:

• Por hora, no exento
• Salario por hora: $22.44 to $26.52
• Escala salarial: Associate
• Requiere presencia física en el sitio de trabajo (catalogado como empleado esencial)
• Representado por ALAA - UAW Local 2325

Beneficios: NICE proporciona a sus empleados planes de seguro de vida, médico, dental y de visión pagados por la empresa. La compañía también ofrece una variedad de planes de seguro adicionales, que permiten una cobertura más personalizada. Además, NICE permite a los empleados participar en un plan 401k con un 2% de coincidencia por parte del empleador.

Tiempo Libre Pagado: 2 semanas de licencia por enfermedad, 4 días personales, 3 semanas de vacaciones en el primer año, 12 días festivos.

Oportunidades de Empleo Igualitario

NICE es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. No discriminamos por raza, color, etnicidad, religión, sexo, género, identidad y expresión de género, orientación sexual, origen nacional, discapacidad, edad, estado civil, condición de veterano, embarazo, estado parental, información genética u otras características o cualquier otra base prohibida por la ley aplicable.