Commis de services communs - Global Affairs Canada Locally Engaged Staff Recruitment /Affaires mondiales Canada Dotation des employés recrutés sur place

Résumé des fonctions:

Le Consulat général du Canada à Minneapolis recrute un commis de services communs (CSC) pour fournir des services de soutien administratif, opérationnel et de gestion des urgences dans les domaines suivants : réception, soutien aux programmes, opérations et gestion des urgences. 

Sous la supervision du chef de mission (Opérations) :

Réception :

• Fournir un soutien de première ligne au consulat;
• Fournir des services de réception et de service à la clientèle, notamment en recevant des appels téléphoniques et en accueillant les visiteurs;
• Accompagner le personnel, les visiteurs ou les entrepreneurs conformément à la politique de sécurité.

Soutien au programme :

• Préparer des documents tels que des rapports de routine, des recherches sur Internet, des lettres, des graphiques et des tableaux pour la section des services communs; traiter des documents tels que faire des photocopies, des reliures, des classements, des déchiquetages, des entrées de données, etc. et obtenir des approbations et des signatures de routine conformément aux processus et procédures établis;
• Assurer la saisie des données et le suivi budgétaire pour le paiement et le rapprochement des factures pour la section des services communs;
• Effectuer un contrôle de base des clients consulaires à la réception. 

Soutien aux opérations (Services communs) :

• Entretenir les espaces communs, y compris, mais sans s'y limiter, le hall et la cuisine;
• Fournir des services de courrier, y compris l'expédition, la réception, la distribution et le courrier diplomatique;
• Assure le maintien du parc automobile du consulat et le calendrier de réservation Outlook, qui est géré par la section des services communs, et rapproche les demandes de remboursement de déplacements locaux;
• Tenir à jour le système de gestion des stocks;
• Superviser les entrepreneurs locaux selon les besoins.

Gestion d’urgence :

• Fournir un soutien administratif et organisationnel pour développer, coordonner et assurer la sécurité et la gestion des urgences au consulat.
• Participer à la planification, à la formation et aux exercices de gestion des urgences.

Zone de sélection :

Ce processus de sélection est ouvert aux candidats externes résidant légalement dans la région métropolitaine des Villes jumelles.  Les candidates doivent être légalement autorisés à travailler aux États-Unis.

Le Consulat général du Canada à Minneapolis ne remboursera en aucun cas les frais de réinstallation.

Veuillez noter que le Consulat général du Canada à Minneapolis ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’études et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études. 

• Un diplôme ou un diplôme d'associé d'un établissement d'enseignement supérieur accrédité (postsecondaire).

OU

• Un agencement équivalent d’études et d’expérience.

Profil linguistique :

• Un niveau de compétence avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais

Expérience :

• Expérience professionnelle pertinente en administration, finance et/ou en opérations dans une organisation publique, privée ou internationale.
• Expérience pertinente du travail avec le grand public pour fournir des services de première ligne à la clientèle.

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

Connaissances :

• Connaissance des pratiques et procédures standard de bureau 

Compétences :

• Orientation clientèle
• Jugement et discrétion
• Résilience et adaptabilité
• Organisation et coordination
• Souci de la qualité et du détail

Capacités :

• Communiquer efficacement en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Garder son sang-froid face à des situations imprévisibles, inhabituelles ou à des clients difficiles et faire preuve de discrétion
• Évaluer correctement les situations impliquant un problème de sécurité ou de sûreté 

Qualifications constituant un atout :

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Connaissance du programme Microsoft Office Suite
• Expérience de la gestion d’urgence
• Connaissance des principes de base de l’entretien de véhicule (p. ex. comprendre les principes d’entretien de service de routine)
• Capacité de communiquer en français

Exigences opérationnelles :

• Heures de travail : les heures normales de travail pour ce poste sont conformes au règlement relatif au personnel recruté sur place, soit 37,50 heures par semaine. Le candidat retenu doit être prêt à faire des heures supplémentaires à court terme, à l'occasion et en cas de besoin.
• Lieu de travail : le travail est effectué sur place dans le bureau du Consulat général du Canada au centre-ville de Minneapolis, du lundi au vendredi de 8 h à 16 h (Suget  à changement en fonction des besoins de l'organisation).
• Exigences en matière de déplacements : ce poste peut nécessiter des déplacements occasionnels sur l'ensemble du territoire couvert par le consulat général du Canada à Minneapolis ainsi qu'au Canada et/ou dans des missions aux États-Unis.
• Doit être capable de conduire un véhicule à moteur et posséder un permis de conduire local valide.
• Doit être capable de travailler dans une zone isolée pendant de longues périodes.
• Doit être capable de soulever un minimum de 50 livres.
• Le poste exige des opérations d'entretien à l'appui du programme des services communs, ce qui peut inclure le déplacement ou l'aide au déplacement d'articles de bureau ou d'équipements de véhicules tels que des pneus, l'accrochage de tableaux, le maintien d'une cuisine propre et bien rangée, y compris le chargement, le fonctionnement et le déchargement du lave-vaisselle et d'autres tâches d'entretien léger.

Conditions d'emploi :

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

Posséder un permis de conduire local valide.

Demande spéciale de la mission / commentaires supplémentaires :

Les candidat(e)s bénéficieront d'un salaire compétitif, de congés généreux, de 12 semaines de congé parental payées et d'un solide ensemble d'avantages sociaux comprenant une assurance médicale, une assurance dentaire, une assurance invalidité de longue durée et un plan d'épargne retraite. Vous trouverez un résumé de nos avantages sociaux et des informations sur l'admissibilité à l'emploi à l'adresse suivante : Emplois dans nos bureaux aux États-Unis (international.gc.ca)

Comment appliquer

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.
• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• le Consulat général du Canada à Minneapolis ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au le Consulat général du Canada à Minneapolis qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.