Administrative Assistant - Belcan
Irvine, CA
About the Job
Job Title: Administrative Assistant
Pay Rate: $25- $30 / Hr
Location: Irvine, CA
Area Code: 949
Zip Code: 92618
Start Date: Right Away
Keywords: #AdminJobs #CustomerServiceJobs #AdminAssistantJobs
Benefits:
* Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision / glasses / prescription contact lens and eye test options available.
* On the job training / cross-training to develop and expand skills, creating opportunity for advancement and personal development. Tuition reimbursement available for relevant development opportunities.
* Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available. Accident and critical illness insurance optional.
* Scheduled performance reviews create opportunities for advancement and pay increases.
* We have many success stories from individuals who took advantage of the training, cross-training, and personal development opportunities for advancement. We also have success stories of individuals who desired a reliable, scheduled and consistent career with appropriate work-life balance, health benefits and good job security. Whichever way you define success, this work culture cares about team members and treats each individual with dignity, inclusion, respect and recognition.
* A Referral Program compensates active employees for referring friends and former colleagues when the referral results in hiring the person. Our team has grown with referrals and internal promotions.
Responsibilities:
* Following established procedures, perform a variety of administrative responsibilities.
* Administer and process customer purchase orders
* Establish and maintain relationships with customer facing teams through courteous and efficient servicing of customer requests.
* Maintains regular communication with customer facing teams and responds to external customer service issues.
* Prepares, and submits correspondence in response to customer requests.
* Maintains an appropriate level of confidentiality regarding customer and company matters.
* Generates and process of standard spares quotes in a timely manner and coordinates with price estimating.
* Reviews pricing for reasonableness, submits quotations/proposals for customer review
* Coordinates with various functions of the company on customer issues.
* Prioritizes requests and commits to reasonable production and/or provisioning lead‐time.
* Releases repairs to production when customer approval is received by submitting work order to scheduler and updating sales order
* Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects with high degree of accuracy and speed.
* Manages customer portals, including downloading purchase orders, updating purchase order status, and expedite requests
* Set priorities and procedures for accomplishing work.
* May be required to delegate portions to others or help and support to others.
* Collect data, conduct research, and compile information using a variety of mathematical calculations for a broad range of reports and projects.
* Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to ensure objectives are being met.
* Communicate potentially negative situations to management in a constructive manner.
* Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing.
* Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature.
Education and Experience:
* 3+ years of increasing in complexity of administrative duties related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities
* High School diploma or education certificate in applicable functional area preferred.
Skills and Knowledge:
* Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature
* Ability to accurately type 55 wpm, where applicable
* Personal computer skills required
* Set priorities and procedures for accomplishing work
* High degree of accuracy and speed.
* Working knowledge of R-Card preferred
* MSS knowledge is preferred
* WAWF knowledge is preferred
* CAV knowledge is preferred
* Thorough knowledge of office equipment, administrative procedures and/or terminology in functional area.
* Ability to accurately record meeting proceedings, where applicable.
* Proficient with Microsoft Suite software.
* Effective verbal, written and interpersonal communication skills.
* Ability to work effectively with others and be a participative team player.
* Ability to navigate customer portals, retrieving, updating and managing information
* Excellent Microsoft Excel skills, including Formula, Vlookup, and pivot table.
If you are interested in this role, please apply via the apply now link provided. Our overriding goal is to provide quality staffing solutions that help people, organizations, and communities succeed. Belcan is a leading provider of qualified personnel to many of the world's most respected enterprises. We offer excellent opportunities for contract, temporary, temp-to-hire, and direct assignments. We are the employer of choice for thousands worldwide. For more information, please visit our website at Belcan.com
EOE/F/M/Disability/Veterans
T�tulo del puesto: Asistente administrativo
Salario: $25- $30 / hora
Ubicaci�n: Irvine, CA
C�digo de �rea: 949
C�digo postal: 92618
Fecha de inicio: inmediatamente
Palabras clave: #TrabajoAdministrador #TrabajosServicioalCliente #TrabajosAsistenteAdministrativo
Beneficios:
* Beneficios m�dicos/de salud con m�ltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, opciones dentales y de visi�n/gafas/lentes de contacto recetados y pruebas de la vista disponibles.
* Capacitaci�n en el trabajo / capacitaci�n cruzada para desarrollar y ampliar habilidades, creando oportunidades de avance y desarrollo personal. Reembolso de matr�cula disponible para oportunidades de desarrollo relevantes.
* Seguro de Vida, seguro de invalidez y seguro de vida voluntario para familiares disponibles. Seguro de accidentes y enfermedades cr�ticas opcional.
* Las revisiones de desempe�o programadas crean oportunidades de avance y aumentos salariales.
* Tenemos muchas historias de �xito de personas que aprovecharon la capacitaci�n, el entrenamiento cruzado y las oportunidades de desarrollo personal para avanzar. Tambi�n tenemos historias de �xito de personas que deseaban una carrera confiable, programada y consistente con un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal, beneficios de salud y buena seguridad laboral. Cualquiera que sea la forma en que defina el �xito, esta cultura laboral se preocupa por los miembros del equipo y trata a cada individuo con dignidad, inclusi�n, respeto y reconocimiento.
* Un programa de recomendaci�n compensa a los empleados activos por recomendar a amigos y antiguos colegas cuando la recomendaci�n resulta en la contrataci�n de la persona. Nuestro equipo ha crecido con referencias y promociones internas.
Responsabilidades:
* Siguiendo procedimientos establecidos, realiza una variedad de responsabilidades administrativas.
* Administrar y procesar �rdenes de compra de clientes.
* Establecer y mantener relaciones con los equipos de atenci�n al cliente mediante el servicio cort�s y eficiente de las solicitudes de los clientes.
* Mantiene comunicaci�n regular con los equipos de atenci�n al cliente y responde a problemas externos de servicio al cliente.
* Prepara y env�a correspondencia en respuesta a las solicitudes de los clientes.
* Mantiene un nivel apropiado de confidencialidad con respecto al cliente y asuntos de la empresa.
* Genera y procesa cotizaciones de repuestos est�ndar de manera oportuna y coordina con la estimaci�n de precios.
* Revisa los precios para que sean razonables, env�a cotizaciones/propuestas para la revisi�n del cliente
* Coordina con diversas funciones de la empresa en temas de clientes.
* Prioriza las solicitudes y se compromete a un plazo de producci�n y/o aprovisionamiento razonable.
* Libera las reparaciones a producci�n cuando se recibe la aprobaci�n del cliente al enviar la orden de trabajo al programador y actualizar la orden de venta.
* Ingrese y manipule datos en hojas de c�lculo, bases de datos o programas de administraci�n de archivos y realice una amplia gama de proyectos de mecanograf�a con alto grado de precisi�n y velocidad.
* Administra portales de clientes, incluida la descarga de �rdenes de compra, la actualizaci�n del estado de las �rdenes de compra y la aceleraci�n de solicitudes.
* Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo.
* Puede ser necesario delegar partes a otros o ayudar y apoyar a otros.
* Recopile datos, realice investigaciones y recopile informaci�n utilizando una variedad de c�lculos matem�ticos para una amplia gama de informes y proyectos.
* Realizar investigaciones sobre problemas espec�ficos, como retrasos, para garantizar que se cumplan los objetivos.
* Comunica situaciones potencialmente negativas a la gerencia de manera constructiva.
* Lea el correo, resalte acciones o elementos importantes, adjunte archivos o informaci�n relevantes antes de distribuirlos.
* Responde a correspondencia de rutina o redacta respuestas de rutina para revisi�n y firma.
Educaci�n y experiencia:
* M�s de 3 a�os de experiencia en oficina relacionada con tareas administrativas cada vez m�s complejas o capacidad demostrada para realizar las responsabilidades descritas
* Se prefiere diploma de escuela preparatoria o certificado de educaci�n en el �rea funcional aplicable.
Habilidades y conocimientos:
* Responder a correspondencia de rutina o redactar respuestas de rutina para revisi�n y firma.
* Capacidad para escribir con precisi�n 55 palabras por minuto, cuando corresponda
* Se requieren conocimientos de inform�tica personal
* Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo.
* Alto grado de precisi�n y velocidad.
* Se prefiere conocimiento pr�ctico de R-Card
* Se prefiere conocimiento de MSS
* Se prefiere el conocimiento de WAWF
* Se prefiere conocimiento CAV
* Conocimiento profundo de equipos de oficina, procedimientos administrativos y/o terminolog�a en el �rea funcional.
* Capacidad para registrar con precisi�n los procedimientos de la reuni�n, cuando corresponda.
* Competente con el software Microsoft Suite.
* Habilidades efectivas de comunicaci�n verbal, escrita e interpersonal.
* Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un jugador de equipo participativo.
* Capacidad para navegar por los portales de los clientes, recuperar, actualizar y gestionar informaci�n.
* Excelentes habilidades en Microsoft Excel, incluidas f�rmulas, b�squeda virtual y tablas din�micas.
Si est� interesado en este puesto, presente su solicitud a trav�s del enlace Aplicar ahora proporcionado. Nuestro objetivo primordial es brindar soluciones de dotaci�n de personal de calidad que ayuden a las personas, organizaciones y comunidades a tener �xito. Belcan es un proveedor l�der de personal calificado para muchas de las empresas m�s respetadas del mundo. Ofrecemos excelentes oportunidades para asignaciones por contrato, temporales, de contrataci�n temporal y directas. Somos el empleador elegido por miles en todo el mundo. Para obtener m�s informaci�n, visite nuestro sitio web en Belcan.com.
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