Administrative Assistant - Belcan

Job Title: Administrative Assistant
Pay Rate: $25- $30 / Hr
Location: Irvine, CA
Area Code: 949, 714
Zip Code: 92618
Start Date: Right Away
Keywords: #AdminJobs #Aerospace #AdminAssistantJobs

Benefits:
* Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision
* 401k
* On the job training / cross-training
* Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available.
* Accident and critical illness insurance optional.
* Scheduled performance reviews
* Referral program

Responsibilities:
* Following established procedures, perform a variety of administrative responsibilities.
* Administer and process customer purchase orders
* Establish and maintain relationships with customer facing teams through courteous and efficient servicing of customer requests.
* Maintains regular communication with customer facing teams and responds to external customer service issues.
* Prepares, and submits correspondence in response to customer requests.
* Maintains an appropriate level of confidentiality regarding customer and company matters.
* Generates and process of standard spares quotes in a timely manner and coordinates with price estimating.
* Reviews pricing for reasonableness, submits quotations/proposals for customer review
* Coordinates with various functions of the company on customer issues.
* Prioritizes requests and commits to reasonable production and/or provisioning lead‐time.
* Releases repairs to production when customer approval is received by submitting work order to scheduler and updating sales order
* Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects with high degree of accuracy and speed.
* Manages customer portals, including downloading purchase orders, updating purchase order status, and expedite requests
* Set priorities and procedures for accomplishing work.
* May be required to delegate portions to others or help and support to others.
* Collect data, conduct research, and compile information using a variety of mathematical calculations for a broad range of reports and projects.
* Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to ensure objectives are being met.
* Communicate potentially negative situations to management in a constructive manner.
* Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing.
* Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature.

Education and Experience:
* 3+ years of increasing in complexity of administrative duties related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities
* High School diploma or education certificate in applicable functional area preferred.
* Experience in 1 of the following required:
- WAWF (wide-area work flow)
- DIBBs (Defense Logistics Agency Internet Bid Board System) specific to US Government contracting

Skills and Knowledge:
* Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature
* Ability to accurately type 55 wpm, where applicable
* Personal computer skills required
* Set priorities and procedures for accomplishing work
* High degree of accuracy and speed.
* Working knowledge of R-Card preferred
* MSS knowledge is preferred
* WAWF knowledge is preferred
* CAV knowledge is preferred
* Thorough knowledge of office equipment, administrative procedures and/or terminology in functional area.
* Ability to accurately record meeting proceedings, where applicable.
* Proficient with Microsoft Suite software.
* Effective verbal, written and interpersonal communication skills.
* Ability to work effectively with others and be a participative team player.
* Ability to navigate customer portals, retrieving, updating and managing information
* Excellent Microsoft Excel skills, including Formula, Vlookup, and pivot table.

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EOE/F/M/Disability/Veterans


T�tulo del puesto: Asistente administrativo
Salario: $25- $30 / hora
Ubicaci�n: Irvine, CA
C�digo de �rea: 949, 714
C�digo postal: 92618
Fecha de inicio: inmediatamente

Beneficios:
* Beneficios m�dicos/de salud con m�ltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, dentales y de la vista
* 401k
* Capacitaci�n en el trabajo / capacitaci�n cruzada
* Seguro de Vida, seguro de invalidez y seguro de vida voluntario para familiares disponibles.
*Seguro de accidentes y enfermedades cr�ticas opcional.
* Revisiones de desempe�o programadas
* Programa de referencia

Responsabilidades:
* Siguiendo procedimientos establecidos, realiza una variedad de responsabilidades administrativas.
* Administrar y procesar �rdenes de compra de clientes.
* Establecer y mantener relaciones con los equipos de atenci�n al cliente mediante el servicio cort�s y eficiente de las solicitudes de los clientes.
* Mantiene comunicaci�n regular con los equipos de atenci�n al cliente y responde a problemas externos de servicio al cliente.
* Prepara y env�a correspondencia en respuesta a las solicitudes de los clientes.
* Mantiene un nivel apropiado de confidencialidad con respecto al cliente y asuntos de la empresa.
* Genera y procesa cotizaciones de repuestos est�ndar de manera oportuna y coordina con la estimaci�n de precios.
* Revisa los precios para que sean razonables, env�a cotizaciones/propuestas para la revisi�n del cliente
* Coordina con diversas funciones de la empresa en temas de clientes.
* Prioriza las solicitudes y se compromete a un plazo de producci�n y/o aprovisionamiento razonable.
* Libera las reparaciones a producci�n cuando se recibe la aprobaci�n del cliente al enviar la orden de trabajo al programador y actualizar la orden de venta.
* Ingrese y manipule datos en hojas de c�lculo, bases de datos o programas de administraci�n de archivos y realice una amplia gama de proyectos de mecanograf�a con alto grado de precisi�n y velocidad.
* Administra portales de clientes, incluida la descarga de �rdenes de compra, la actualizaci�n del estado de las �rdenes de compra y la aceleraci�n de solicitudes.
* Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo.
* Puede ser necesario delegar partes a otros o ayudar y apoyar a otros.
* Recopile datos, realice investigaciones y recopile informaci�n utilizando una variedad de c�lculos matem�ticos para una amplia gama de informes y proyectos.
* Realizar investigaciones sobre problemas espec�ficos, como retrasos, para garantizar que se cumplan los objetivos.
* Comunica situaciones potencialmente negativas a la gerencia de manera constructiva.
* Lea el correo, resalte acciones o elementos importantes, adjunte archivos o informaci�n relevantes antes de distribuirlos.
* Responde a correspondencia de rutina o redacta respuestas de rutina para revisi�n y firma.

Educaci�n y experiencia:
* M�s de 3 a�os de experiencia en oficina relacionada con tareas administrativas cada vez m�s complejas o capacidad demostrada para realizar las responsabilidades descritas
* Se prefiere diploma de escuela preparatoria o certificado de educaci�n en el �rea funcional aplicable.
* Se requiere experiencia en uno de los siguientes:
- WAWF (flujo de trabajo de �rea amplia)
- DIBBs (Sistema de licitaci�n por Internet de la Agencia de Log�stica de Defensa) espec�fico para contrataciones del gobierno de EE. UU.

Habilidades y conocimientos:
* Responder a correspondencia de rutina o redactar respuestas de rutina para revisi�n y firma.
* Capacidad para escribir con precisi�n 55 palabras por minuto, cuando corresponda
* Se requieren conocimientos de inform�tica personal
* Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo.
* Alto grado de precisi�n y velocidad.
* Se prefiere conocimiento pr�ctico de R-Card
* Se prefiere conocimiento de MSS
* Se prefiere el conocimiento de WAWF
* Se prefiere conocimiento CAV
* Conocimiento profundo de equipos de oficina, procedimientos administrativos y/o terminolog�a en el �rea funcional.
* Capacidad para registrar con precisi�n los procedimientos de la reuni�n, cuando corresponda.
* Competente con el software Microsoft Suite.
* Habilidades efectivas de comunicaci�n verbal, escrita e interpersonal.
* Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un jugador de equipo participativo.
* Capacidad para navegar por los portales de los clientes, recuperar, actualizar y gestionar informaci�n.
* Excelentes habilidades en Microsoft Excel, incluidas f�rmulas, b�squeda virtual y tablas din�micas.

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